Digitalisatie is een kwestie van in gesprek blijven

Sinds iets meer dan twee jaar forenst Nick Beukering (28) elke dag van Den Haag naar Schiphol. Als trainee van EVG Start begeleidt hij daar de digitale transformatie bij de afdeling Planning van KLM Cargo, het vijfde luchtvrachtbedrijf van de wereld. Samen met zijn manager Harry de Groot, directeur van het Cargo Control Center, blikt hij terug op een traineeship dat een ideale match zou blijken.

‘Ik heb Aviation Studies gestudeerd aan de Hogeschool van Amsterdam’, vertelt Nick. ‘Omdat ik daarna nog niet precies wist wat ik wilde, keek ik op advies van vrienden naar de mogelijkheden voor een traineeship. Zo kwam ik bij EVG Start, waar ik eerst met alle andere nieuwkomers een aantal opleidingen kreeg op gebied van onder meer projectmanagement en agile werken.’

Nick Beukering

Warm bad

‘Al vanaf de eerste dag was EVG een warm bad. Allemaal jonge mensen met totaal verschillende achtergronden, maar qua karakter opmerkelijk vergelijkbaar. Open, sociaal, een tikkeltje eigenwijs en mega-ambitieus. Buiten de opleidingen hadden we interessante gesprekken over alles waar je tegenaan kunt lopen. Want of je nou bij ABN zit, bij KLM, of een van de andere opdrachtgevers, dat zijn vaak dezelfde dingen. Hoe om te gaan met weerstand bijvoorbeeld, of tegenstrijdige belangen en lastige werksituaties. Gesprekken waar je wat aan hebt.’

Mentor Seija, namens EVG Start verantwoordelijk voor de account KLM en alle Trainees die daar rondlopen, dacht bij Nick meteen aan een match met KLM. “Niet alleen vanwege zijn vooropleiding, maar juist meer vanwege zijn persoonlijkheid. Nick is een sociale en ambitieuze doorzetter met een hele sterke affiniteit met techniek. Precies waar de afdeling van Harry op zat te wachten.”

Het bleek dan ook precies die mix van eigenschappen en persoonlijke ontwikkeling die Harry de Groot (45) nodig had. ‘Ik was op zoek naar mensen met een frisse blik en het juiste abstractieniveau om te zien wat er procesniveau gebeurt. Die een veranderingstraject op gang kunnen brengen en houden, zonder onderweg de mensen te verliezen. En zonder de oude wereld simpelweg in nieuwe systemen te prakken, want dan mis je de noodzakelijke vernieuwing.’

Handen in het gehakt

‘Ik moest iemand hebben die zich binnen een groep heel ervaren mensen snel recht van spreken kon verwerven. Die bereid was om met zijn handen in het gehakt te zitten. One of them worden, maar ook een stap meer kunnen zetten en de juiste vragen stellen: waarom doen we dit, en waarom doen we het op deze manier?’

“Je kunt een reisbench met een kat niet pal naast een hond plaatsen, maar bij voorkeur ook niet bovenop een bak ijs”

‘Mijn opdracht was om de digitalisatie goed te laten landen’, vertelt Nick. ‘Dat betekent: goed luisteren, en voortdurend in gesprek blijven over de problemen die mensen ervaren als gevolg van veranderende processen en systemen. En daar waar nodig zorgen dat aanpassingen worden doorgevoerd. In het Cargo Control Center werken zo’n 150 mensen, waarvan ongeveer 75 vluchtplanners en 35 truckplanners. Zij zorgen dat een pakje veilig van Warschau naar Lima wordt verstuurd. Eerst met een vrachtwagen naar Amsterdam, waar het wordt geladen op het vliegtuig en dan door naar Peru. Stel dat het pakje een reisbench met een kat is, dan wil je die niet naast een hond plaatsen, maar ook niet bovenop een bak ijs. En de totale vracht moet zo worden verdeeld dat het vliegtuig niet opzij of naar achteren kan hellen.’

Impact op mensen

‘De planners doen dat al tientallen jaren op dezelfde manier. In een systeem met een groot aantal specifieke toetsencombinaties voor verschillende codes. Wie al die combinaties uit zijn hoofd kent, is de koning van de werkvloer. Maar de nieuw systemen bestaan vooral uit webapplicaties waar die codes zijn vervangen door slimme filters en veel uitgebreidere zoekmogelijkheden. Zo kun je als koning van de werkvloer dus zomaar je status kwijtraken als gevolg van de nieuwe manier van werken. Het is mijn verantwoordelijkheid om te zien en voorzien wat daarvan de impact is op mensen. Moeten ze hun gedrag veranderen? Moeten ze nieuwe vaardigheden ontwikkelen? Moeten ze hun kennis verbreden? Of juist verdiepen? Dat inventariseren we en daar laten we een risicoanalyse op los om uiteindelijk steeds weer met een goede oplossing te kunnen komen.’ 

“Bij een bedrijf als KLM, dat al 100 jaar bestaat, is digitale transformatie puur mensenwerk”

 Wat Harry betreft maakte Nick alle verwachtingen waar. ‘Hij is leergierig, scherp en betrokken en hij wist zich de processen snel eigen te maken. Dat heeft hem veel credit opgeleverd bij de planners, waardoor hij namens de groep kan spreken. Heel belangrijk, want bij een bedrijf als KLM, dat al 100 jaar bestaat, is zo’n digitalisatieslag puur mensenwerk. Mensen zitten hier vaak al 25 of 30 jaar op hun plek. Nick voelt prima aan hoe de dynamiek van zo’n groep werkt en weet precies wat er moet gebeuren om mensen mee te nemen.’

Harry de Groot

Seija is heel blij met de match tussen Harry en Nick: “Harry weet bij Nick precies de juiste balans te vinden tussen vrijheid en kaders. In het begin had Nick, net als elke Trainee eigenlijk, juist wat meer richting en kaders nodig om even op gang te komen en te weten wat er van hem wordt verwacht. En naarmate het Traineeship vorderde, merkte ik tijdens onze wekelijkse mentorgesprekken dat Harry op het juiste moment de teugels van Nick wist te vieren. Dat hadden Harry en ik natuurlijk ook afgestemd.”

Mentale en fysieke weerbaarheid

Eens per maand, op de eerste vrijdag, zit Nick niet op Schiphol, maar op de thuisbasis van EVG Start. Het is de zogenoemde terugkomdag voor elke EVG-trainee, en Nick gaat er graag naartoe. ‘Die dagen smeden een band en helpen je echt om de uitdagingen in je werk aan te gaan. Bovendien zijn het leuke dagen en er wordt goed voor je gezorgd. Samen lunchen, samen sporten, en goede gesprekken over urgente onderwerpen. Over het risico op burn-out bijvoorbeeld. Dat komt nogal eens voor bij ambitieuze mensen, en ik heb gezien hoe het mensen helpt om herkenningspunten te hebben, de signalen te zien. Stof tot nadenken die EVG aandraagt en die bijdraagt aan je mentale en fysieke weerbaarheid.’

Wat Harry betreft heeft EVG Start precies de meerwaarde gebracht die hij nodig had. ‘We gaan Nick nu met heel plezier een arbeidsovereenkomst aanbieden. Gelukkig hebben we daarvoor de ruimte en gelegenheid. Maar ook als dat niet had gekund, had ik de invulling van dit traject door Nick en EVG zonder meer geslaagd durven noemen.’

Hoewel Nick binnenkort als KLM’er verder door het leven zal gaan, hoeft hij het warme bad van EVG niet te missen. ‘We hebben speciale dagen voor EVG-alumni. Bovendien zijn er banden gesmeed tijdens de terugkomdagen die onverwoestbaar zijn. De meerwaarde die EVG voor ons allemaal heeft en heeft gehad, is niet te onderschatten.’