Zo transformeerde Sophie een ingesleten bedrijfsproces

Sophie Henneveld, manager ventilatiemonteurs bij Feenstra en oud-trainee bij EVG Start, durfde het aan om ingesleten bedrijfsprocessen te digitaliseren. Ze veranderde de omslachtige manier waarop de monteurs van Feenstra bevoorraad worden. Hoe ze die transformatie heeft aangepakt vertelde Sophie tijdens het vorige EVG Café. 

“De ventilatiemonteurs van Feenstra hebben allerlei materialen nodig om hun werk bij onze klanten goed uit te kunnen voeren. De bevoorrading ging al jarenlang op dezelfde manier: De monteur vulde op een formulier in welke materialen hij wilde hebben in zijn bus. Een foto van dat formulier werd naar een werkvoorbereider gestuurd, die de wensen doorgaf aan het magazijn. Na het weekend kon de monteur het materiaal bij het magazijn ophalen. Dat kostte een dagdeel.”

“Monteurs waren dus relatief veel tijd kwijt om ervoor te zorgen dat de juiste spullen in hun bus lagen. Ze moesten er een paar verschillende handelingen voor uitvoeren. Dat frustreerde zowel monteurs als werkvoorbereiders. Want het ging nog wel eens mis. Juist door de vele handelingen was het proces gevoelig voor fouten. Vult de monteur het formulier wel goed in? Wordt het formulier wel correct overgenomen door het bevoorradingssysteem? Reden genoeg om dit proces sneller en eenvoudiger te maken, vond ik.”

App houdt voorraad bij

“Ik ben met alle betrokken partijen om tafel gaan zitten, van monteurs tot inkopers. Samen bespraken we waar we verbeteringen konden aanbrengen. Ik heb goed geluisterd naar de ergernissen over het bestaande bestelproces. Ook ben ik naar de collega’s van de afdeling verwarming gestapt. Zij werkten al met nachtlevering voor materialen, dus ik heb gekeken hoe dat proces bij hen in elkaar zat. Daarna heb ik geprobeerd dat op een betere manier in te voeren bij onze afdeling ventilatie.”

“In de nieuwe situatie geeft een monteur na elke klus in een app aan welke materialen hij heeft gebruikt. De app houdt bij aan welke materialen een tekort dreigt te ontstaan in de bus en geeft dit automatisch door aan het magazijn. Medewerkers van het magazijn brengen de spullen vervolgens ‘s nachts naar de bus van de monteur. Die kan de volgende dag weer op pad met een volledige voorraad materialen. Monteurs hoeven dus niet meer naar het magazijn te komen.”

“We zijn begonnen met een pilot waar een klein groepje monteurs aan meedeed. De nieuwe manier van bevoorrading ging niet gelijk goed. De eerste keer werd er veel te veel bezorgd bij de monteurs. Het paste niet eens in de bus! We hadden de bestelniveaus verkeerd ingevoerd in het systeem, zo bleek. Na een aanpassing verliep het proces na zo’n twee weken eigenlijk al heel goed. De nachtlevering ging zelfs meteen al soepel.”

‘Niet te streng voor mezelf zijn’

“Toen ik de nieuwe werkwijze in een monteursvergadering presenteerde, kreeg ik een hoop ‘wat als’-vragen. Niet alle monteurs waren er blij mee. Inmiddels hebben ze ervaren hoe goed het proces werkt. Daarmee zijn hun zorgen weggenomen. Achteraf denk ik dat ik de monteurs nog meer had kunnen betrekken bij de voorbereiding van de nieuwe werkwijze. Ik had er ook meer rekening mee moeten houden dat medewerkers tijd nodig hebben om te wennen aan verandering.”

In het laatste EVG Café van 2019 met als thema Digitale Transformatie is mensenwerk, presenteerde Sophie deze inspirerende case. Samen met de deelnemers ging ze in gesprek over haar ‘lessons learned’. “Ik heb een hoop gehad aan het EVG Café. Van de deelnemers leerde ik dat ik meer geduld moet hebben. Dat niet alles meteen perfect gaat. Het was fijn om te horen dat ik niet te streng voor mezelf moest zijn. En dat klopt ook. Met een beetje tijd, en dankzij mijn doorzettingsvermogen, is de nieuwe werkwijze een succes geworden.”

We nodigen je graag uit voor het volgende EVG Café. Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven.