Van niets tot iets

Van niets tot iets

Geschreven op 9 november 2016.
Door Brecht den Ouden.

Van niets tot iets. Dat was de naam van een workshop die ik bij EVG een paar maanden geleden heb gevolgd. Een titel en onderwerp wat blijft hangen. Want hoe doe je dat, beginnen met een project? En hoe zorg je ervoor dat je vooruitgang blijft boeken? In deze blog vertel ik je graag wat ik hiervan heb geleerd en hoe ik dit inzet in mijn (komende) projecten.

Opstarten

In februari 2016 ben ik bij mijn huidige opdrachtgever Allinq gestart. Mijn opdrachtgever gaf aan "We hebben een project voor je. Dit is de status tot nu toe en dit zijn wat mensen die je wellicht kunnen helpen". Slik. Oké dit is wat anders dan op de uni, waar je op een heel A4 uitleg kreeg over waar je opdracht aan moest voldoen en wanneer het af moest zijn. Welkom in het volwassen, werkend bestaan!

Leerpunten

Nu klinkt dit wellicht allemaal heel spannend. Maar oefening baart kunst. Ik leer nog steeds iedere dag. Hoe begin ik aan een project, maar ook hoe zorg ik dat ik een project afrond. Ik wil je daarom graag de drie voor mij belangrijkste leerpunten meegeven:

Leerpunt 1: Doorvragen, ook als je denkt dat je alle ins en outs van je project al weet. Wanneer je denkt dat je weet wat de bedoeling is van het project, check dit alsnog bij collega's, je manager en bij je opdrachtgever. Door dit constant te doen voorkom je dat je zaken over het hoofd ziet. Want ja, soms neem je te snel genoegen met een antwoord.

Leerpunt 2: Blijf continu al je stakeholders informeren en ga er niet van uit dat bepaalde informatie vanzelfsprekend of logisch is, want dat is een aanname en geen feit. Iedereen communiceert anders en heeft behoefte aan andere informatie. Door daar juist op in te spelen voorkom je miscommunicatie. Maar dit klinkt makkelijker dan het is. Ik merkte dat bepaalde zaken voor mij vanzelfsprekend waren omdat ik onderdeel uit maakte van het project. Ik vergat daarbij dat deze zaken voor medewerkers buiten het project helemaal niet zo vanzelfsprekend of logisch waren. Ik had bepaalde stakeholders dus niet goed geïnformeerd (al dacht ik eerst van wel) waardoor er veel frustraties bij een van de stakeholders ontstonden. Door continu te blijven informeren en communiceren voorkom je dat mensen zich gepasseerd voelen. Een vraag die je jezelf kan stellen is: wat, wanneer en hoe communiceer je?

Leerpunt 3: Door eerst jezelf te sturen met behulp van een planning, kan je vervolgens ook anderen sturen. Mijn project heeft geen duidelijke opgelegde deadline. Die deadline moet ik dus zelf bepalen. Maar wat is realistisch? Hoe stel je een deadline vast? En hoe zorg je ervoor dat men zich daaraan houdt en je planning blijft volgen? Ik vind dit nog steeds lastig omdat je in je project te maken hebt met factoren waar je niet altijd invloed op hebt of rekening mee kan houden. Maar ik merk wel dat als je je niet aan je eigen planning kan houden, hoe kan je dan een teamlid vragen om dit wel te doen?

Leuk die leerpunten, maar wat doe ik hier nou mee?

Momenteel ben ik bezig met een procesverbetering. Hoe pak ik dit aan? Ik zorg ervoor dat alle betrokken partijen er echt bij betrokken worden en dat er ruimte is voor discussie en het stellen van vragen. Door continu vragen te stellen kwam ik erachter hoe het proces precies loopt en ook waarom het zo loopt. Op deze manier hebben we de huidige situatie in kaart gebracht. Mijn volgende stap is om samen met deze groep weer bij elkaar te gaan zitten om te kijken wat we kunnen verbeteren. Iedereen heeft zo de kans om zijn of haar ideeën te delen. Door alle betrokkenen op deze manier mee te nemen verminder ik de weerstand in de groep. Ondertussen blijf ik mijn planning bijstellen en deze ook rapporteren aan mijn managers. Zo blijft iedereen goed op de hoogte van mijn projecten.

Hoe ga jij opstarten?

Als Mentor Coach help ik mijn Trainees met het opstarten van hun opdracht. Wil je weten hoe ik dat doe? Stuur me maar een mailtje

Profielfoto contactpersoon